앞으로 여러차례에 거쳐서 들어오는 해야할 일들을 효과적으로 처리하는 방법에 대해 나누려고 합니다. 이 분야에서는 David Allen 을 세계적인 권위자로 볼 수 있을거에요. 이분의 베스트 셀러 Getting Things Done 은 28개국어로 출판이 되었고 업무처리 시스템에서는 거의 최고 수준의 전문가로 인정을 받는 분이라 시간이 된다면 이 분의 방법론을 직접 책이나 인터넷 아티클을 통해서 배우시는 것이 가장 좋습니다.
바쁘신 분들을 위해 이분의 방법론을 제 나름대로 단순하고 실행하기 쉽게 정리한 것을 앞으로 몇 차례에 걸쳐서 알려드릴께요. 원리를 이해하신 후에는 본인의 상황에 맞게끔 얼마든지 조정해서 사용하시면 됩니다.
그 중 다음 몇 회동안 다뤄야 할 첫째 스텝은 들어오는 항목 수집과 처리방법 입니다. 항목을 모을때는 하나도 놓치지 말아야 하고, 우선순위와 처리 방법에 따라 분류해서 실행합니다. 또한 매일 점검하고 그날의 할일 리스트에 즉시 실행할 수 있는 구체적 행동방법과 순서로 목록을 만들어, 신속하게 처리하면 되는거에요.
그럼 매일 밀려오는 업무, 할 일, 특정한 날짜까지 회신해야 할 요청, 기억해야 할 약속, 파일해 놓을 정보등을 그 즉시 잊어버리지 않도록 모아두는 곳을 만들어야 겠지요?
매일 쏟아지는 일들은 다양한 형태로 찾아오기 때문에 하나의 창구로는 모두 수집하기가 어렵습니다. 가방에 들어있는 노트, 주머니속의 영수증, 책상위에 놓여져있는 업무요청, 간직하고 싶은 정보나 글, 여기 저기 널려져있는 스티키 메모, 이메일, 보이스메일, 문자메세지, 우편물, 고지서등 여러가지 모양으로 나타납니다. 이걸 어떻게 모아서 정리하고 처리하고 좋을까요?
최소한의 수집 창구를 사용하는 것이 좋습니다. 창구가 많아질 수록 그만큼 더 체크하기라 어렵고, 잊어버리기 쉬워지기 때문이에요. 우선 이렇게 다섯가지로 줄여보세요. 1) 종이나 서류, 고지서등을 담아두는 물리적인 수집함, 2) 전자 수집함, 3) 이메일 4) 할일목록, 5) 노트와 파일링 시스템 입니다. 언제든 필요에 따라 추가하면 되지만, 최소의 창구로 모으는 것이 목표입니다.
첫째, 물리적 수집함은 작은 상자나 트레이 같으거면 됩니다. 여기에는 모든 서류, 요청사항, 쿠폰이나 고지서등 나에게 들어오는 것중 만질 수 있는것은 모조리 다 넣으면 되는 거에요. 간단하죠?
둘째, 전자 수집함은 해야할 일이나, 아이디어 등이 떠오를때 즉시 쉽게 보이스로 넣어줄 수 있고, 캐더고리별로 분류해서 찾을 수 있는 컴퓨터와 연동된 스마트폰 앱이면 다 괜찮아요. 저는 구글 Keep 을 추천합니다.
셋째, 이메일은 아무거나 다 괜찮지만, Gmail 을 크롬 브라우저에서 사용하는 것을 추천합니다. 워낙 좋은 무료 앱이나 extension 들이 많아서 업무 생산성 시각에서 볼때에는 매우 효과적입니다.
넷째, 할일목록은 사용하기 쉽고, 빠른 스마트폰 앱중에서 분류기능과 순위조정, 마감일 리마인더, 반복적 업무를 저장해두고 정해진 날짜나 시간에 자동으로 나타나도록 해주는 기능이 있는 앱이면 어느것이라도 괜찮습니다. 저는 Asana 를 사용합니다.
다섯째, 노트와 파일링 시스템은, 전자 파일인 경우는 에버노트, 물리적인 서류는 파일 캐비넷을 사용하시면 됩니다.
다음시간부터는 위의 하나 하나를 제대로 사용하는 방법에 대해 설명드릴께요.
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워싱턴 DC 기쁜소리방송 (AM 1310) 에 방송되는 라디오 칼럼 내용입니다. 매주 월요일 오전 7:50분과 오후 12:25분에 들으실 수 있습니다.