지난 12번의 칼럼을 통해서, 삶의 목적과 방향설정을 위한 지도만들기, 들어오는 항목 모으기, 물리적 수집함과 전자수집함 사용하기, 에버노트, 할일 리스트 툴, 단순한 노트 앱, 프로젝트 폴더와 점검폴더 사용하는 방법에 대해 다루었습니다. 오늘부터는 이런 툴을 활용할때 꼭 적용해야 할 원칙을 다루겠습니다. 해야 할 일 리스트를 매일 적기는 하는데 리스트는 점점 늘어나기만 하고 항상 쫓겨다니는 듯한 느낌을 받지는 않는지요? 오늘은 바로 그런 분들을 위한 시간입니다....
오늘은 프로젝트 폴더 외에 없어서는 안 될 점검 폴더를 몇가지 소개하겠습니다. 1) ‘목표 폴더’ 말 그대로 내가 가지고 있는 목표들을 넣어두는 폴더에요. 내 개인적인 목표, 직장이나 사업에서 또는 가정에서 갖고 있는 목표, 크고 작은 다양한 목표들과 죽기전에 꼭 해보고 싶은 일들 (bucket list) 은 생각날때 여기에 넣어두고 업데이트 하면 됩니다. 1979년에 하버드 대학생들을 대상으로 목표에 대한 조사를 했었는데, 그때 목표를 가지고 있었던...
곧 시작해야 하거나 현재 진행중인 프로젝트 들은 각 해당 폴더에 넣어서 관리하면 편합니다. 동시에 프로젝트 이름만 포함한 리스트를 만들어, 주기적으로 업데이트와 점검을 해준다면 프로젝트 숫자가 많아져도 어려움 없이 관리할 수 있습니다. 그렇게 하면 개인적 또는 일터의 다양한 프로젝트내와 과제들, 흐름에 따라 먼저 또는 차후에 할 일들, 각 담당자들에게 배정해 놓은 업무와 마감일 등을 한 눈에 보면서 쉽게 관리할 수 있습니다. 과제와 프로젝트의 차이는 무엇일까요? 프로젝트는...
이상하게 들릴 수 있겠지만, 들어오는 일들은 그 즉시 처리하면 안 됩니다. 그 이유는 첫째, 우선순위를 정하지 않고 들어오는 순서대로 하면 언제나 중요한 일들이 밀릴 수 밖에 없고, 시간도 턱없이 모자라게 됩니다. 둘째, 업무를 묶어서 한꺼번에 처리해야 빠르고 효과적으로 해결할 수 있는데, 하나씩 해야 하니까 생산성이 망가집니다. 셋째, 전체를 볼 수 있는 안목을 잃어버리게 됩니다. 내가 지금, 또는 오늘 해야 할 일, 맏겨야 할 일, 차 후에 해야 할 일등을 전체로 보면서...
복잡한 기능의 할일 리스트가 필요없거나 단순하게 들어오는 항목들을 먼저 입력해 두고 나중에 정리하는 분들이 있습니다. 이럴땐 단순한 노트 프로그램을 사용하면 되는데 구글 Keep를 추천합니다. 구글 Keep 의 가장 큰 장점은 매우 단순하고 쉽다는 거에요. 단순함의 놀라움은 경험해 보지않으면 모를거에요. 언제든지 쉽게 꺼내서 바로 입력하고, 구글 드라이브와 씽크되고, 와이파이가 없어도 사용에 전혀 지장이없는 구글 Keep 는 복잡하지 않은 노트기능을 원하는 분들 뿐 아니라...
손으로 적어서 해야할 일을 관리하는 것도 효과적이지만, 전자 툴을 사용하면 열배는 더 편리하고 생산성도 한층 늘릴 수 있습니다. 무료툴도 훌륭한 것들이 많아서 사용해보지 않으면 그동안 얼마나 비효율적으로 할 일을 관리했었는지 놀랄거에요. 전자 할일 리스트 툴을 선택할때 고려해야할 기능들이 있습니다. 매일 효과적인 일과처리를 위해서는 할일 리스트뿐 아니라, 하위 항목 입력, 우선순위 조정, 주기적으로 반복되는 일 저장, 마감일 입력과 리마인더, 위임 기능과 공유, 그리고...
나에게 전달된 중요한 메세지, 좋은 글이나, 생활속에 일어난 일들, 가보고 싶은 레스토랑, 맛있는 요리나 디저트 레서피, 웹에서 발견한 좋은 컨텐츠, 꼭 가보고 싶은 여행지, 해보고 싶은 일들, 만나고 싶은 사람들, 떠오르는 아이디어, 간직하고 싶은 인용문구등… 모아놓고 싶은것들을 헤아려 본다면 한도 끝도 없겠지요. 이 모든 걸 일일히 손으로 적어서 모은다고 하면 얼마나 많은 분량의 노트로 채워야 할까요? 또 그많은 내용을 가지고 다니거나 찾아보려면 그 불편함은...
지난 시간에는 물리적 수집함을 사용하여 쉬지않고 들어오는 해야할 일, 떠오르는 생각, 업무 요청, 직장과 개인적 일들을 놓치지 않고 모으는 방법을 나누었습니다. 오늘은 전자 수집함에 대해 다루겠습니다. PC와 핸드폰에서 늘 사용하는 전자수집함으로는 1) 할일 리스트, 2) 전자노트, 3) 임시 저장 툴, 이렇게 세가지로 시작해 보면 좋습니다. 익숙해진 후에는 본인의 필요에 따라 언제든지 추가할 수 있습니다. 하지만 모으는 수집창구가 많아질 수록 결국은 더 불편해질 수 밖에...
매일 해야 할 일들은 다앙한 통로를 통해서 쉬지 않고 나에게 찾아옵니다. 이것들을 수집하려면서류를 담을 수 있는 박스나, 사무실용 트레이 등을 사용하면 됩니다. 이런 물리적 수집함은 하나만 사용하는 것이 가장 좋지만, 직장과 집에서 하나씩 따로 사용하는 것 까지는 괜찮습니다. 내 사무실에 널려져 있는 스티키 노트, 처리해야 할 요청서류, 리마인더 편지, 고지서, 파킹티켓, 그로서리 리스트, 생일 초청장, 등록해야 할 이벤트등… 굴러다니는 모든 항목들은 들어오는대로,...
앞으로 여러차례에 거쳐서 들어오는 해야할 일들을 효과적으로 처리하는 방법에 대해 나누려고 합니다. 이 분야에서는 David Allen 을 세계적인 권위자로 볼 수 있을거에요. 이분의 베스트 셀러 Getting Things Done 은 28개국어로 출판이 되었고 업무처리 시스템에서는 거의 최고 수준의 전문가로 인정을 받는 분이라 시간이 된다면 이 분의 방법론을 직접 책이나 인터넷 아티클을 통해서 배우시는 것이 가장 좋습니다. 바쁘신 분들을 위해 이분의 방법론을 제 나름대로...
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