지난 시간에는 물리적 수집함을 사용하여 쉬지않고 들어오는 해야할 일, 떠오르는 생각, 업무 요청, 직장과 개인적 일들을 놓치지 않고 모으는 방법을 나누었습니다.
오늘은 전자 수집함에 대해 다루겠습니다.
PC와 핸드폰에서 늘 사용하는 전자수집함으로는 1) 할일 리스트, 2) 전자노트, 3) 임시 저장 툴, 이렇게 세가지로 시작해 보면 좋습니다. 익숙해진 후에는 본인의 필요에 따라 언제든지 추가할 수 있습니다. 하지만 모으는 수집창구가 많아질 수록 결국은 더 불편해질 수 밖에 없다는 것은 이미 말씀드렸었지요. 물리적 수집함과 마찬가지로, 창구를 최소화 해주세요.
전자 수집함을 선택할때는 반드시 스마트폰 앱이 있어야 하고, 보이스 입력, 마감일자와 시간, 반복 리마인더 및 공유기능이 있어야 합니다.
그럼 전자수집함으로 사용할 툴 3가지를 말씀드릴께요. 이것은 한 가지만 고르는 것이 아니라 기능별로 사용하는 거니까 모두 필요합니다.
첫째는 하루중 가장 많이 사용하는 할일 리스트 (To-Do-List) 입니다. 무료로 제공되는 할일 리스트는 제가 본 것만 해도 수십개는 될텐데, 그 중 제가 가장 좋아하는 두 가지는 ToDoist 와 Asana 입니다. 둘 다 제가 말씀드린 기능을 다 갖고 있지만 저는 Asana 로 관리합니다. ToDoist 는 기본버젼 이상은 비용을 내야하지만, Asana 는 대부분의 고급기능도 무료로 제공합니다. 말 그대로, 할일 리스트 (To-Do-List) 는 내가 해야할 일을 쉽게 입력, 분류하여 우선순위를 정한 후에, 그것을 수시로 점검하고, 또 마무리한 항목을 체크오프 해 나는 것입니다.
둘째, 노트저장은 에버노트나 원노트 등 전문 노트 툴을 권합니다. 전자노트 툴은 평생 모아둔 방대한 양의 정보라도 물리적인 공간을 필요로 하지 않기에, 언제 어디서나 스마트폰이나 태블렛으로도 즉시 열어볼 수 있는 장점이 있습니다. 또한 어마어한 양의 공간속에서도 찾고자 하는 특정한 정보를 거의 즉각적으로 찾을 수 있는 편리한 검색기능은 오직 전자노트에서만 가능합니다.
셋째, 임시 저장장소는 리뷰가 좋은 것 중 마음에 드는 것 아무거나 괜찬습니다. 간단한 것들은 To-Do-List 를 사용해도 되지만, 중요한건 임시입력공간 뿐 아니라 스피드 입니다. 자주 보는 정보등을 레이블이나 태깅 등을 활용하여 쉽고, 빠르게 꺼내서 본다면 많은 시간을 절약할 수 있겠지요. 저는Google Keep 를 사용합니다.
전자 수집함으로 위의 3가지 도구를 함께 사용해야 하는 이유는 바로 업무효율입니다. 가장 적절한 툴을 사용해야 빠르고 쉽기 때문이에요. Swiss Army Knife 하나로도 칼, 가위, 톱, 드라이버, 병뚜껑 따개등 여러가지 기능을 다 할 수 있습니다. 하지만, 전문 도구가 아니기에 늘 사용해야 한다면 불편할 수 밖에 없습니다.
물론, 에버노트나 원노트 하나 만으로도 할일 리스트나 임시저장 공간, 그 외에 다양한 분야에서도 깊이있게 활용이 가능합니다. 하지만 업무효율을 위해서는 개인적, 업무적으로 필요한 모든 정보를 저장해두는 공간으로만 사용해야합니다. 해야 할 일 리스트나 임시노트 기능등은 몇 초안에 바로 열어서 입력할 수 있는 가볍고 빠른 스마트 폰 앱이 더 효과적입니다. 기능이나 인터페이스가 복잡하여 입력과 처리 단계가 길어진다면 그 만큼 시간적으로나 편리함에서도 뒤떨어질 수 밖에 없습니다.
그 외에, 전자 칼렌다도 필요한데 구글, 야후, 아웃룩 중 어느 것을 사용해도 필요한 기능은 모두 지원됩니다. 저는 구글 캘린더를 사용합니다. 그 이유는 칼렌다와 이메일 뿐 아니라 주소록, 저장공간, 지도, 사진등 다양한 서비스가 구글 ecosystem 안에서 편리하게 연결되기 때문이에요. 더우기 크롬브라우저 안에서는 다양한 무료 extension 과 app 들을 마음껏 설치해서 사용할 수 있는 장점이 있습니다.
다음시간 부터는 위의 세가지를 하나씩 살펴보며 현명하게 활용하는 핵심 팁을 드리겠습니다.
———-
워싱턴 DC 기쁜소리방송 (AM 1310) 에 방송되는 라디오 칼럼 내용입니다. 매주 월요일 오전 7:50분과 오후 12:25분에 들으실 수 있습니다.