매일 해야 할 일들은 다앙한 통로를 통해서 쉬지 않고 나에게 찾아옵니다. 이것들을 수집하려면서류를 담을 수 있는 박스나, 사무실용 트레이 등을 사용하면 됩니다. 이런 물리적 수집함은 하나만 사용하는 것이 가장 좋지만, 직장과 집에서 하나씩 따로 사용하는 것 까지는 괜찮습니다.
내 사무실에 널려져 있는 스티키 노트, 처리해야 할 요청서류, 리마인더 편지, 고지서, 파킹티켓, 그로서리 리스트, 생일 초청장, 등록해야 할 이벤트등… 굴러다니는 모든 항목들은 들어오는대로, 보이는데로 이 박스에 모조리 집어 넣으면 됩니다. 정해진 시간에 처리하면 되니까, 눈으로 보고 만질 수 있는 물리적 항목들은 전부 이 곳에 넣어두는거에요. 쉽지요?
집에서는 수집함에 다 안 들어가는 것들도 많습니다. 장소를 따로 마련해야 할 널려진 사진들이나, 재배치 해야 할 액자, 어디에 두어야 할지 아직 결정이 안 된 물건들… 이렇게 옮기거나 정리해야 할 눈에 보이는 것들은 부피가 커서 서류처럼 자그마한 수집함에 들어가지 안잖아요. 그럴때는 수집함 옆에 커다란 박스를 하나 가져다두고 거기에 집어 넣으면 됩니다. 나중에 시간을 정하거나 짬이 날때 하나씩 꺼내서 결정하고, 처리하여 정돈해가면 됩니다.
그런데 가끔씩 정말 큰 것들이 있을거에요. 벨트를 갈아야 하는 청소기, 벽에 달아야 하는 커다란 액자, 오일 체인지가 필요한 차고안의 잔디깎는 기계등은 박스가 크더라도 넣을 수가 없겠지요. 이럴때는 그냥 종이에 이 항목에 대해 뭘 해야 하는지만 적어서 서류 수집함에 넣어주면 되는거에요.
문자로 들어오는 요청, 보이스 메일 같은 것도 전자파일대신 종이 한장씩에 모두 적어서 여기에 던져 넣어도 됩니다. 이렇게 하면 전자로 들어오는 항목을 제외한 모든 것은 다 여기에 들어있으니까 잊어버리지는 않겠지요. 다만, 종이에 적어서 물리적 수집함 넣은 후에는, 그 문자나 보이스메일을 바로 지우셔야 합니다. 수집함에 옮겨놓고 전자파일을 안 지우면, 나중에 어디까지 옮겼는지 헷갈려서 반복적으로 확인하는데 들어가는 시간과 스트레스가 정말 만만치 않아요. 그러니까 물리적 수집함에 옮긴 문자나 보이스메일등은 바로 지워주는 거에요.
이제 물리적으로 들어오는 모든 할일은 이 수집함 하나만 찾아보면 다 있는거에요. 간단하지요?
다음단계는 이 항목들을 처리할 행동에 따라 분류하는 작업을 해주는 거에요.
분류작업에 들어가기 전에, 같은 수집함이지만 전자 수집함에 대해 다루어야 합니다. 아시다시피 전자파일로 우리에게 요청되어지는 것들이 예전보다 훨씬 더 많아졌습니다. 이메일, 소셜미디어, 문자메세지, 그리고 생각날때마다 스마트폰에 목소리나 문자로 입력해둔 아이디어나 전자메모 등도 곧 바로, 그리고 효율적으로 처리해야 하지 않겠어요? 더우기 대부분의 캘린더나 리마인더, 공유방법등도 디지털 방식으로 바뀌었기 때문에 이제는 전자 수집함을 잘 사용하는 것이 효과적으로 업무를 처리하는데 큰 몫을 차지하게 되었습니다.
다음시간에는 전자수집함 활용방법에 대해 나눌께요.