손으로 적어서 해야할 일을 관리하는 것도 효과적이지만, 전자 툴을 사용하면 열배는 더 편리하고 생산성도 한층 늘릴 수 있습니다. 무료툴도 훌륭한 것들이 많아서 사용해보지 않으면 그동안 얼마나 비효율적으로 할 일을 관리했었는지 놀랄거에요.
전자 할일 리스트 툴을 선택할때 고려해야할 기능들이 있습니다. 매일 효과적인 일과처리를 위해서는 할일 리스트뿐 아니라, 하위 항목 입력, 우선순위 조정, 주기적으로 반복되는 일 저장, 마감일 입력과 리마인더, 위임 기능과 공유, 그리고 프로젝트 관리기능 등 입니다. 무료 툴중에서는 Any.do, Todoist, Asana 가 아주 훌륭합니다. 저는 Asana 를 사용합니다. 실제로 등록해서 사용해보고 유튜브 등에서 비데오로 사용방법등을 배워서 기본적인 기능들에 익숙해지는 것이 중요합니다.
어느 툴을 사용하던지, 다음과 같은 방법으로 관리하면 무척 편하고 잊어버리지 않습니다.
첫째, 할일 리스트를 하나씩 만듭니다. 머리속에 생각이 떠오를때 마다 핸드폰에서 즉시 보이스로 입력하도록 하세요. 얼마나 빠르고 편리한지 몰라요. 이때 철자가 똑바로 되지 않는 것에는 크게 염려하지 않아도 됩니다. 나중에 봤을때 무슨 내용인지 알수만 있으면 됩니다.
둘째, 컴퓨터에 앉았을때 할일 리스트를 모두 정리하세요. 하루를 시작하기전 아침일찍 리스트를 정돈하는 것이 좋습니다. 정돈할때는 그날 가장 중요한 일과 마감일을 맞추어야 하는 항목들을 우선순위로 나열해 놓으면 됩니다. 당일 해야 할 가장 중요한 일들은 5가지 미만으로 적어주세요. 5개가 넘으면 마무리 못할 가능성이 높아집니다. 약간 적은듯 정해놓고 빨리 마친 후 시간이 남으면 다음 순서의 일을 하면 되는 거에요.
그리고 할일을 정돈할때에 가능하면 하위항목을 행동 스텝으로 만들어서 적어주세요. 예를 들어, 차고에 선반 만들기라고 적어 놓으면, 이 항목은 늘 쳐다만 보지, 실제 행동으로 옮기기가 어렵습니다. 그러니까, 하위 항목들을 이렇게 만들어 보세요 . 1) 선반 들어갈 자리 정하기, 2) 선반 치수를 자로 재기, 3) 치수대로 선반과 부속품들 사오기, 4) 도와줄 친구에게 전화해서 날짜 정하기, 5) 선반 골격 세우기, 6) 선반 마무리하기. 이렇게 여섯가지의 하위 항목으로 만들어 두면, 오늘 한 두가지는 바로 실행 할 수 있고, 나머지도 하나씩 금방 정복해 갈 수 있을 거에요.
셋째, 내가 정한 할일들은 마감일을 입력해 놓으세요. 그럼 마감일 별로 무엇을 언제까지 해야 하는지 한눈에 쉽게 볼 수 있어요. 그리고 마감일을 정했을때는 리마인더를 달아서, 내가 잊어버리더라도 알림 공지가 저절로 뜨도록 해 놓으면 놓칠 수가 없잖아요.
전자툴로는 마감일과 리마인더 넣어주는데 10초면 됩니다. 이렇게 한번 넣어두면 기억할 필요가 없으니까 머리에서 놓아줄 수 있어요. 얼마나 편안한지 해보면 아실거에요.
넷째, 업무를 할때에는 컴퓨터에 업무리스트를 열어놓고, 하나씩 해결합니다. 바깥에서는 핸드폰으로 열어보고 체크오프 해 나가면 됩니다.
그리고 당연한 일이지만, 매일, 하루에도 여러번 자주 들여다 봐야 해요. 볼때는 할일 리스트로 보면 내가 입력하거나 우선순위 조정해 놓은 순서로 볼 수 있고, 캘린더 뷰로 보면 달력에 날짜별로 해야 할 일들이 깔끔하게 보여요. 마감일 뷰로 보면, 마감일 순서로 다 보이고, 위임 뷰 보면 내가 일을 맡긴 그 사람에게 부탁해 놓은 일들과 마감일을 한번에 볼 수 있어서, 정말 편합니다. 어때요 놀랍지요? 이 툴을 열어놓고 업무를 하는 습관을 들이도록 하면 하루가 편안합니다. 이번주에는 전자 To-Do-List 를 꼭 사용해 보세요.