리더십 영역에서 전문가이며 저자인 Peter Bragman은 Harvard Business Review 에서 우리가 여러가지 일을 한꺼번에 처리하려고 하면 40%의 생산성을 잃어버린다고 했습니다.
업무효율을 늘리려면, 한 가지씩 집중해서 일을 해야 하는 것이고, 같은 종류의 일들을 모아서, Batching 으로 처리해야 합니다. Batching 이란 비슷한 종류의 일들을 모아서 한꺼번에 처리하는 것을 말합니다.
손에 잡히는대로, 들어오는 순서대로 일을 한다면, 시작 하기위해 들어가는 준비나 웜업 시간이 적지 않습니다. 또한 생산성이 충분히 나올때 까지 추가 시간과 집중도 필요합니다. 마무리 하지 못하는 경우도 많아지고, 결과물 또한 만족스럽지 못할 때가 늘어납니다. 창의력도 떨어지게 되어 몰두 또는 몰입의 상태까지 가기가 어렵습니다.
작은 일들도 한꺼번에 하지 않으면, 시작하기 위해 준비하거나, 다른 일들과 번갈아 하면서 소요되거나 낭비되는 시간들이, 실제로 일을 처리하는 시간보다도 더 많을 수 있습니다.
그러므로 일의 크기나 중요도에 관계없이 비슷한 일들끼리 모아서 한꺼번에 처리하는 batching 방식을 생활화 해 보세요.
같은 종류의 업무를 Batching 으로 하면, 들어오는 대로 처리하는 것보다 훨씬 더 효과적입니다. 같은 종류의 업무를 계속 하기때문에 집중력은 물론, 가속도가 붙어 짧은시간에 마쳐도 더 좋은결과를 기대할 수 있습니다. 물론 피곤함이나 스트레스도 현저히 줄게 되지요.
같은 종류의 일들이기 때문에, 사용하는 툴, 참고해야 할 문서나 절차등도 같거나 비슷해서 당연히 일 처리는 점점 더 쉽고 빨라지게 됩니다.
우리는 무엇을 하다가 다른 종류로 전환할 때에 속도는 물론, 에너지와 집중력을 잃게되고 또 정신적으로도 지치게 됩니다. 방해를 받아서이건, 마무리 전에 시작한 다른 일 때문이건, 하던 일을 중단하면, 다시 그만큼의 집중력을 되찾는데 15분 이상 소요된다고 합니다. 그러니까 4번 방해를 받거나 흐름이 끊어지면 적어도 1시간을 날리는 것과 같습니다. 임으로 업무를 처리한다면, 빨리 하는 것 같아 보여도, 대부분의 시간은 집중하지 못한 상태에서 사용한 것으로 볼 수 있습니다. 반면에 묶어서 batching 으로 처리하면 업무의 효율과 생산성을 현저하게, 그리고 거의 즉각적으로 향상시킵니다.
그럼 어떻게 Batching 하는 것이 좋을까요?
첫째, 같은 종류의 일들을 미리 분류해서 묶어 놓아야 합니다. 이메일, 세일즈 컬, 기획, 미팅, 파일링, 정리 정돈, 등 내 업무를 분류해서 비슷한 것끼리 묶어 보세요.
둘째, 분류된 일들을 한꺼번에 처리할 가장 적절한 요일이나 시간도 정해 놓도록 해 보세요.
셋째, 방해받지 않도록 주위에 협조를 구한 후, 문을 닫고 그 일에만 몰두해서 마무리 해야 합니다. 마치는 시간의 알람을 맞춰놓고, 벨이 울릴때 까지는 다른 일을 해서도 안 되고, 누구에게도 방해 받으면 안 됩니다. Pomodoro 라고도 하는 이 방법은 대게 한번에 25분씩 한 가지 종류의 업무에만 몰두합니다. 그리고 알람이 울리면 5분 휴식 후에, 다음번 25분 집중업무에 들어갑니다.
이렇게 몰두해서 batching 으로 일하는 시간을 25분씩 4번을 갖게되면, 중간 휴식 5분씩 포함해서 모두 2시간인데, 무작위로 업무처리 했을때의 하루 분량과 거의 맞먹는다고 합니다. 신기하지요? 결국은 얼마나 많이 일을하느냐가 아니라 얼마나 집중해서, 같은 종류의 업무를 묶어서 처리하느냐 입니다.
그럼, batching 을 일정에 포함할때 고려해야 할 세가지를 말씀드리겠습니다.
첫째, 내 일정을 미리 살펴 본 후에 방해받지 않는 시간대를 선택해야 합니다.
둘째, 내 에너지 레벨에 맞추어 스케쥴해주면 좋습니다. 가능하면, 집중을 많이 해야하는 중요한 일들은 오전에, 그렇지 않은 일들은 오후가 적합합니다. 집중이 어려운 점심 직후나 에너지를 많이 소모한 오후 3시 이후에는 전화하는 일이나, 미팅, 정리해야 할 항목등을 모아서 하면 좋겠지요?
셋째, 업무 중간이나 미팅 사이에 짜투리 시간이 있다면, 금방 끝날 수 있는 일들을 몇개 모아서 마무리 하도록 일정을 만듭니다. 여기서 중요한 것은 작은 일들을 끝내는 것입니다. 끝내지 않으면, 다시 시작해야 하니까 마무리 할 수 있는 일을 스케쥴해 놓아야 합니다.
별거 아닐거 같이 들릴 수 있겠지만, 정말 차이를 내는 업무처리 방법입니다. 꼭 한번 습관화 해보세요.