곧 시작해야 하거나 현재 진행중인 프로젝트 들은 각 해당 폴더에 넣어서 관리하면 편합니다. 동시에 프로젝트 이름만 포함한 리스트를 만들어, 주기적으로 업데이트와 점검을 해준다면 프로젝트 숫자가 많아져도 어려움 없이 관리할 수 있습니다. 그렇게 하면 개인적 또는 일터의 다양한 프로젝트내와 과제들, 흐름에 따라 먼저 또는 차후에 할 일들, 각 담당자들에게 배정해 놓은 업무와 마감일 등을 한 눈에 보면서 쉽게 관리할 수 있습니다.
과제와 프로젝트의 차이는 무엇일까요? 프로젝트는 적어도 몇 스텝을 통해야 마무리 되는 일이라고 생각하면 됩니다. 한번에 할 수 있는 일은 단순한 과제이지만, 이런 과제들이 몇가지 이상 들어 있다면 프로젝트라고 할 수 있습니다. 예를 든다면 ‘세금보고하기’ 는 프로젝트입니다. 세금보고 하려면 지난해 회계관련 재무자료와 영수증 등을 모아야 하고, Turbo Tax 같은 세금보고용 프로그램도 사다가 컴퓨터에 설치해야하고, 데이터와 공제 항목등 입력해야 하는 스텝들이 여러 단계 있기 때문입니다. 이런 각각의 스텝을 프로젝트의 과제 또는 하위항목으로 만들어주면, 시간날때 하나씩 처리해 나갈 수 있겠지요.
프로젝트 관리때 가장 기본이 되는 것이 ‘프로젝트 폴더’ 입니다. 전자 To Do List 를 활용하면 폴더를 만들지 않고도 해결할 수 있어서 훨씬 쉽지만, 물리적 폴더를 만들어 손으로 관리해도 됩니다. 먼저, 내가 하고 있는 프로젝트 폴더에 이름을 적으며 하나 씩 만듭니다. 그리고 그 안에 관련된 자료나 내용들을 넣어두면 됩니다.
다음은 프로젝트 리스트입니다. 프로젝트 리스트는 이미 시작했거나, 하려고 하는 모든 프로젝트의 이름을 종이 한장에 적어 놓은 것을 말합니다. 프로젝트 리스트에는 다른 세부정보는 적지말고 프로젝트 이름, 또는 마감일 정도만 적어두면 됩니다. 이 리스트는 주기적으로, 최소한 일주일에 한번은 간단히라도 점검을 해 주어야 어느 하나라도 잊어버리지 않고 제대로 관리할 수 있습니다.
같은 개념이지만, 요즘은 전자툴을 사용하면 훨씬 쉽고, 편리하게, 그리고 다양한 방법으로 살펴보며 관리할 수는 커다란 장점이 있습니다. 매우 범위가 아주 큰 사내 프로젝트의 경우에는 전문 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 수 있지만, 이런 것들은 오히려 사용이 복잡하고 배워야 할 부분이 많아서 안 해보신 분들에게는 불편할 수 있어요. 하지만, 무료로 사용하는 전자 To-Do-List 만 가지고도 개인적, 또는 스몰 비즈니스에서 진행하는 대부분의 프로젝트들은 매우 편리하고 쉽게 관리할 수 있습니다.
예를들어 Asana 를 활용하는 경우에는 프로젝트를 만들어서 그 안에 해야 할 일들을 각 스텝과 하위항목으로 만들어서 넣어두면, 프로젝트 패널에 리스트가 저절로 만들어 지기 때문에 언제든 한 눈에 전체와 세부를 볼 수 있습니다. 각 프로젝트 이름을 클릭하면, 하위항목들과 그것을 마무리하기 위해 넣어둔 자세한 스텝, 내용, 각 과제마다 배정된 담당자의 이름과 마감일, 팀원들과의 대화내용, 첨부파일등을 쉽게 넣어서 보관하고 열어볼 수 있습니다. 정말 편하지 않겠어요?
Todoist, Asana 등 무료로 쓸 수 있는 훌륭한 할일 리스트 툴들이 많으니, 아직까지 이런 전자툴을 사용해서 개인적, 사무적 프로젝트를 관리하고 있지 있다면, 오늘 부터라도 컴퓨터에서는 브라우저로, 스마트 폰에서는 앱으로 사용해 보세요. 다시는 예전의 방법으로 해야 할 일들과 프로젝트를 관리하지 않겠다고 하실거에요.
다음시간에는 추가로 꼭 필요한 다른 리스트 활용법을 다루겠습니다.
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워싱턴 DC 기쁜소리방송 (AM 1310) 에 방송되는 라디오 칼럼 내용입니다. 매주 월요일 오전 7:50분과 오후 12:25분에 들으실 수 있습니다.